Um bom software de gestão online pode ser um divisor de águas na trajetória de uma empresa. Essa ferramenta é capaz de organizar melhor as tarefas cotidianas. Assim como de aumentar o rendimento da equipe de trabalho. Sem dúvidas, a tecnologia digital veio para facilitar a vida do empreendedor e para solucionar os seus problemas mais frequentes.

Todavia, para que seja realizada a escolha pelo sistema mais adequado, é imprescindível analisar alguns aspectos básicos que interferem diretamente na eficiência do programa. Afinal de contas, a ideia é ajudar e não complicar ainda mais os procedimentos operacionais do seu negócio, não é mesmo?

Para que o sistema atrelado à administração seja seu aliado, integrando e automatizando processos de forma rápida e mais lucrativa, todo cuidado é importante. Tendo isso em vista, preparamos uma lista com 10 características essenciais que você precisa observar antes de contratar um software de gestão online.

Confira as dicas!

#1. Seriedade e competência da empresa responsável pelo sistema

A empresa que desenvolveu o software de gestão online que você pretende contratar será a sua parceira. Não podemos esquecer que ela é a encarregada em guardar com segurança e administrar com eficiência informações que são valiosas para o seu negócio.

Por essas e outras, fique de olho e escolha uma companhia séria. É importante que ela seja especializada no serviço que está prestando. E também que esteja comprometida com as responsabilidades que envolvem um sistema de gestão.

#2. Reputação do software de gestão online entre os clientes

Uma das maneiras mais interessantes de descobrir se um determinado sistema de gestão online e a empresa que está por trás dele são realmente confiáveis, é consultando a avaliação dos próprios usuários. Os clientes são referência, justamente por trazerem informações práticas sobre a sua experiência dentro da plataforma.

Procure por relatos e reviews a respeito do sistema. Você pode, inclusive, consultar páginas de reclamações como o famoso Reclame Aqui.

#3. Contemplação das suas demandas

Conforme mencionado anteriormente, o sistema de gestão online visa trazer mais agilidade e eficácia para as operações do dia a dia da sua empresa. Portanto, o programa precisa contemplar as demandas que são específicas no seu nicho de atuação.

Alguns sistemas possuem particularidades relacionadas a um determinado setor. Se você trabalha com varejo, a título de exemplo, algumas funcionalidades serão primordiais para o PDV. Além disso, caso você tenha a intenção de expandir os negócios e abrir novas lojas, veja se o sistema é capaz de crescer e se adaptar a contextos mais amplos.

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#4. Respeito à legislação vigente

O nosso país impõe uma série de procedimentos burocráticos para os empreendedores. A carga tributária também é alta e repleta de peculiaridades, inclusive passando por alterações frequentes. Isso vai afetar diretamente o sistema que você utiliza e ele precisa estar preparado para atender aos preceitos da legislação.

Escolha um software que esteja alinhado com as normas fiscais. Caso contrário, você pode enfrentar despesas inesperadas com multas e outras questões legais. Trabalhe sempre com a confiança de que seus procedimentos estão regularizados.

#5. Atenção à infraestrutura necessária

Ao contratar um plano dentro de um software de gestão online, fique atento aos pré-requisitos dele. Analise a infraestrutura necessária, tais como equipamentos para seu funcionamento e armazenamento de dados.

O ideal é sempre priorizar sistemas que tenham conexão com a nuvem (cloud). Dessa forma, você economizará em servidores locais para seus backups e ainda poderá ter acesso às informações quando e onde quiser.

#6. Procedimento de implantação

O procedimento inicial de ativação e utilização do sistema, bem como o treinamento dos colaboradores que terão acesso a ele também são importantes. É preciso ter clareza nas orientações para que a adesão não lhe cause dores de cabeça.

Caso isso seja realizado à distância, veja se a empresa oferece pacotes de implementação bem elaborados. Se essa etapa não for realizada adequadamente, é provável que a sua companhia não esteja apta a explorar todas as funcionalidades da plataforma.

#7. Possibilidade de integrações

É importante que a plataforma de gestão que você escolher permita o acesso à outras ferramentas e softwares. Por isso, confira se é possível a conexão entre sistemas, tais como para a conciliação bancária e para a integração com o seu website.

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#8. Agilidade e variedade dos canais de suporte

A comunicação entre o contratante e a empresa responsável pelo software de gestão online não acaba quando é finalizada a implementação. É muito provável que você tenha que contatar o serviço de suporte para eventuais dúvidas ou adaptações.

Para tanto, observe e avalie a estrutura que a empresa oferece nesse sentido. Considere a agilidade e a variedade de canais oferecidos para que se estabeleça o contato.

#9. Relação entre custos e benefícios

Se você quer um software de gestão online completíssimo e que esteja de acordo com os itens anteriores, lembre-se de comparar preços, assim como o custo-benefício e tenha flexibilidade quanto aos recursos que deseja ter acesso para não gastar muito.

Se você quer economizar, uma ideia é começar por planos mais básicos e ampliar as capacidades do sistema posteriormente, quando for conveniente. A relação entre os custos que você terá e os benefícios que vai receber em troca é também um cuidado a ser tomado antes mesmo de fazer a contratação do serviço.

#10. Imposição de planos de fidelidade

Alguns sistemas não deixam claras as suas exigências. Outros, simplesmente impõem descaradamente alguns itens contratuais relacionados à fidelidade que podem ser abusivos.

Tome cuidado antes de efetuar a assinatura do plano para ter certeza se há ou não um período obrigatório para manter a sua adesão. Veja se você pode cancelar o pagamento quando quiser caso não esteja contente com o serviço. Ou até mesmo se tiver qualquer outra razão para a desistência, avalie se o programa permite isso com facilidade.

É isso! Levando em consideração os tópicos acima, com certeza você terá mais segurança e assertividade na escolha pelo melhor software de gestão online para a sua empresa. Se ainda tiver dúvidas, deixe seu comentário ou entre em contato com a nossa equipe.